System MEDIA – Ewidencja Kontrahentów. Kartoteka kontrahenta jest swoistego rodzaju panelem biura obsługi klienta. Z poziomu kartoteki możliwy jest dostęp do wszelkich danych związanych z kontrahentem takich jak dane podstawowe, przeprowadzone kontakty, zawarte umowy, dokonane odczyty, wystawione faktury, lista płatności, bieżące rozrachunki oraz zgłoszone reklamacje. Kartoteka umożliwia również obsługę kontrahenta w zakresie zawierania i aneksowania umów, wprowadzania i rozliczania odczytów, rejestracji kontaktów, korygowania faktur oraz obsługi reklamacji.
System MEDIA – Ewidencja Kontrahentów
W zależności od potrzeb kartotekę kontrahenta można rozbudowywać o dodatkowe informacje ewidencyjne, które później można wykorzystać do filtrowania bądź na wydrukach. Rozbudowy takiej dokonuje się poprzez konfigurację systemu na etapie wdrożenia ale można tego dokonać również później, podczas normalnej eksploatacji systemu.
Zmiany danych podstawowych w kartotece kontrahenta powodują tworzenie się kolejnych wersji kartoteki. Dzięki temu dokumenty powiązane z kontrahentem nie zmieniają swojej postaci, mogą być przeglądane oraz drukowane z danymi, dla których zostały zatwierdzone. Zmiany poddawane są weryfikacji przez wbudowane reguły kontroli mające na celu zabezpieczenie przez popełnieniem pomyłki przez użytkownika. W zależności od konfiguracji systemu ewidencja kontrahentów może wykorzystywać słownik adresów, dzięki któremu zachowana jest jednoznaczność terytorialna np. dla. sprawozdań GUS.
System umożliwia łączenie kontrahentów wg ich faktycznych zależności. Możliwe jest opisanie struktury dużego przedsiębiorstwa składającego się z centrali, oddziałów i jednostek terenowych. Dzięki takiemu powiązaniu możliwe jest centralne przeglądanie danych powiązanych kontrahentów na połączonych listach: np. wszystkie faktury wystawione dla wspólnot mieszkaniowych, którymi zarządza spółdzielnia mieszkaniowa. Można w ten sposób przeglądać również inne połączone listy takie jak np. umowy, płatności, odczyty, rozrachunki czy też reklamacje.
Ewidencja kontrahentów posiada mechanizm scalania powtórzonych pozycji. Jeżeli po przejęciu danych lub po pewnym czasie pracy systemu okaże się, że jeden kontrahent występuje w systemie wielokrotnie (np. tyle razy ile ma zawartych umów), możliwe jest połączenie wszystkich jego wystąpień w jedną kartotekę.