Moduł HR – Kadry i Płace Systemu ERP to podstawowy moduł systemu, „zaopatrujący” pozostałe moduły w „bazę osobową” zawierającą pełne dane osobowe i zawodowe. Opiera się na ponad 20 tematycznych kartotekach, uwzględniających szczegółowy zakres danych o pracowniku, opartych w większości o daty obowiązywania.
- Pracuj szybciej dzięki otwartym regułom dla składników płacowych jak w Excelu
- Rób wypłaty dla pracownika bez limitu
- Współpracuj z programem Płatnik
- Wykorzystaj szablony dokumentów kadrowych, które możesz edytować np. umowa o pracę, angaż, zaświadczenie o zarobkach itp.
Moduł HR – Kadry i Płace Systemu ERP
Prócz typowych kartotek przechowujących dane osobowe, adresowe do najważniejszych należą:
Kariera Zawodowa
Ewidencjonuj pełną historię dotyczącą zatrudnienia pracownika w firmie, od momentu przyjęcia aż do aktualnego zatrudnienia, czy ewentualnego zwolnienia (uwzględniając przy tym zmiany w zajmowanych stanowiskach, wymiarach etatu, stawkach, przypisaniu pracownika do struktury organizacyjnej, zawieszeniu pracownika w związku z nieobecnościami takimi jak służba wojskowa, urlop bezpłatny itp). Istotną cechą jest duża elastyczność, dzięki której kartotekę tę, można szybko dostosować do potrzeb i warunków klienta. Składają się na to:
- definiowalne poziomy struktury organizacyjnej,
- definiowalne staże,
- klasyfikatory (pola na użytek selekcji pracowników i ich raportowania),
- dowolna ilość pozycji typu „stawka pracownika”, których wartość może być wyliczana za pomocą algorytmu dostępnego administratorowi
Dane zawarte w omawianej kartotece stanowią podstawę tworzenia dokumentów kadrowych generowanych z systemu, takich jak: umowa o pracę, angaż, zaświadczenie o zatrudnieniu, czy świadectwo pracy. Dokumenty te definiowane są analogicznie do formularzy korespondencji seryjnej realizowanej w edytorze tekstu, np. MS Word. Każdy przeszkolony użytkownik może tworzyć (i udostępniać innym) kolejne wersje dokumentów, a przed wydrukiem możliwe jest skorygowanie ostatecznej treści dokumentu i zapisanie takiej wersji na dysku.
Powyższa kartoteka stanowi również główny (obok Kartoteki Parametrów Płacowych) element integrujący moduł Kadry z modułem Płace – jest źródłem podstawowych danych niezbędnych do obliczania wynagrodzenia pracownika.
Kartoteka Parametrów Płacowych
Zależnie od potrzeb użytkownicy modułu Kadry mogą mieć pełny lub ograniczony dostęp do danych w tej kartotece. A jest ona istotna dla naliczenia wynagrodzeń, gdyż prócz przypisania danych kosztowych pracownika, definiuje się w niej stałe składniki potrąceń/dodatków (w rodzaju: ubezpieczenie grupowe, składki wynikające z przynależności do organizacji itp.).
Historia Zatrudnienia
System przechowuje ewidencję dotychczasowych okresów zatrudnienia pracownika (z możliwością rejestracji wyłączeń, czyli przerw w zatrudnieniu). Kartoteka ważna – głównie ze względu na ciągłość danych stażowych – które w połączeniu ze stażami z Kariery Zawodowej, dają pełne informacje w tym temacie. Niech o priorytecie tych danych świadczy to, iż jednym ze staży jest staż „urlopowy”, na bazie którego system wylicza obowiązujący pracownika wymiar urlopu uwzględniając przy tym: datę przyjęcia, okres umowy o pracę (w przypadku umowy zawieranej na czas określony), wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy, czy zmiany wymiaru etatu.
Kartoteka Nieobecności
Kartoteka typowa dla każdego systemu kadrowego. Na uwagę zasługuje jednak możliwość definiowania własnych kodów (typów) nieobecności, działanie których modelowane jest poprzez odpowiednią parametryzację. Kartoteka dostępna jest w różnych miejscach systemu, dzięki czemu dane do niej, mogą być wprowadzane przez użytkowników pełniących różne role w systemie (np. użytkownicy modułu Kadry, użytkownicy Kart Pracy, czy wreszcie – w przypadku niektórych nieobecności – użytkownicy rozliczający wynagrodzenia).
Kartoteka Umów Dodatkowych
Kartoteka uniwersalnego przeznaczenia, o definiowalnych (w ramach każdej pozycji słownikowej) polach tekstowych, słownikowych czy kwotowych. Z jednej strony, umożliwia ewidencję różnorodnych zdarzeń, obowiązków czy umów związanych z pracownikiem, nie mieszczących się w tematyce innych – tematycznych – kartotek. Z drugiej strony, powiązanie z modułem Płace, oferuje różnorodne metody rozliczenia tych zapisów na wypłacie pracownika.
Kartoteka PPK oraz Kartoteka PPE (III Filar)
Kartoteki te zaprojektowane są do prowadzenia obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz Pracowniczego Planu Emerytalnego. Umożliwiają rejestrację wszelkiego rodzaju zdarzeń związanych z powyższymi tematami (przystąpienie do programu, deklaracja składki podstawowej, dodatkowej, rezygnacja, zmiana parametrów umowy, wskazanie osób uposażonych (PPE), itp. Kartoteka PPK pozwala wysyłać comiesięczne deklaracje o wpłatach do wybranego Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych.
Sprawdza się w firmach, zatrudniających osoby, które przystąpiły do Pracowniczego Programu Emerytalnego. Kartoteka umożliwia rejestrację wszelkiego rodzaju zdarzeń związanych z powyższym tematem (przystąpienie do programu, deklaracja składki podstawowej, dodatkowej, wskazanie osób uposażonych, zmiana parametrów umowy itp.), przy czym użytkownicy samodzielnie modelują możliwe typy i powody zdarzeń za pomocą słowników i parametrów dostępnych w konfiguracji kartoteki.
Integracja z modułem Płace sprawia, że zmiana parametrów numerycznych (takich jak składka podstawowa, czy dodatkowa), znajduje natychmiastowe odbicie na najbliższej wypłacie podstawowej. Z kolei rzeczywiste wartości składek potrąconych na liście płac widoczne są dla użytkownika obsługującego tę kartotekę natychmiast po naliczeniu wypłaty pracownika. Na koniec okresu rozliczeniowego, z kartoteki może zostać wyemitowany plik dla ubezpieczyciela (o uzgodnionym formacie), zawierający listę osób i wartości składek z wybranego okresu.
Istotnym elementem wielu kartotek kadrowych jest uwzględnienie informacji ważnych ze względu na zgłaszanie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (tytuły ubezpieczeń, kody zawodów, trzy typy adresów itp.). Realizacja niektórych operacji kadrowych – takich jak: przyjęcie, zwolnienie pracownika czy zmiana pewnych danych identyfikacyjnych, bądź ewidencyjnych – jest źródłem odpowiednich formularzy ZUS. Sama procedura generowania formularzy dla ZUS (plik do programu Płatnika) przebiega w pełni automatycznie, aczkolwiek pod pełną kontrolą uprawnionego użytkownika.
Należy również zaznaczyć, że ze względu na dużą ilość tematycznych kartotek, które są ewidencjonowane w module Kadry, posiada on (tak jak i pozostałe moduły systemu) rozbudowany system uprawnień, które można podzielić na dwie kategorie:
- uprawnienia ograniczające dostęp do funkcjonalności systemu
- uprawnienia ograniczające dostęp do obsługiwanych pracowników
Moduł Płace
Moduł Płace systemu ERP nalicza wynagrodzenia, stanowi też źródło not księgowych dla modułu FK oraz sprawozdawczości (w zakresie wynagrodzeń) dla ZUS i urzędów skarbowych. Jest to jednocześnie „miejsce” gromadzące i przetwarzające wszelkie informacji wprowadzane w modułach i kartotekach dziedzinowych.
Bazowym elementem modułu są systemy wynagrodzeń, w oparciu o które tworzy się w każdym miesiącu listy płac różnych kategorii (podstawowe, dodatkowe, fundusz bezosobowy, korekcyjne itp.). W skład systemów wynagrodzeń wchodzą składniki płacowe, których ilość, nazewnictwo, algorytmy naliczeń są konfigurowalne w bardzo szerokim zakresie. Dużą zaletą modułu jest jego elastyczność i otwartość. Najlepszym tego przykładem są właśnie składniki płacowe z ich algorytmami naliczania, tworzonymi na podobieństwo formuł arkusza kalkulacyjnego, dostępnymi do modyfikacji dla uprawnionych użytkowników.
Wypłata zaopatrywana jest danymi numerycznymi pochodzącymi z różnych źródeł – kartotek systemu. Należą do nich:
Kartoteki kadrowe – Kariera Zawodowa
Jest przykładem kartoteki o największej ilości danych, które mogą zostać przekazane na wypłatę (stawki, staże, znaczniki numeryczne ze stanowisk, struktury organizacyjnej itp.); niezależnie od tego wypłata może być aktualizowana na bieżąco danymi z innych kartotek, np. Kartoteki Nieobecności (dni/godziny nieobecności), Kartoteki Umów Dodatkowych (wartości numeryczne związane z poszczególnymi zapisami), a nawet z Kartoteki Osobowej (dane typu stopień niepełnosprawności, prawo do emerytury/renty itp.).
Kartoteka Parametrów Płacowych
Zawiera stałe parametry pracownika (definiowalna lista parametrów typu: kwota ubezpieczenia, składki na rzecz organizacji itp.), czy też dane kosztowe (konta i projekty controllingowe) niezbędne do generacji not kosztowych dla systemu FK.
Kartoteka Asygnat
Umożliwia rozliczenie zwolnień lekarskich (wniesionych w kartotece nieobecności) wg podstaw zebranych z 12 miesięcy; definiowalne podstawy zasiłków, ciągłość podstawy (dla zwolnień następujących po sobie krócej niż 3 miesiące), automatyczny podział na wynagrodzenie chorobowe płatne przez pracodawcę, bądź zasiłek chorobowy płacony przez ZUS, możliwość rozliczania asygnat przed otwarciem wypłaty to cechy, które przyspieszają rozliczenia zwolnień lekarskich, a jednocześnie poprawiają ergonomię obsługi modułu; kartoteka ta stanowi jednocześnie źródło formularzy RSA dla ZUS.
Kartoteka Podatkowa
Stanowi źródło informacji o złożonych przez pracownika oświadczeniach (dotyczących np. wysokości kosztów uzyskania, kwoty wolnej itp.), jak również wysokości osiągniętych przychodów na potrzeby generacji formularzy PIT, czy kontroli przekroczenia progów podatkowych.
Kartoteka ZUS
Generuje informację o możliwości przekroczenia na bieżącej wypłacie przez podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe limitu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w danym roku; jednocześnie stanowi podstawę tworzenia formularzy RCA emitowanych dla każdego pracownika do programu Płatnik.
Moduł Kart Pracy
Źródło danych o typach godzin przepracowanych (nocne, nadliczbowe, szkodliwe itp.), jak również szczegółowa ewidencja danych kosztowych.
Kartoteki Pożyczek
Kartoteka pożyczek ewidencjonowanych w modułach KZP oraz ZFM.
Dofinansowania z Funduszu Socjalnego
Kartoteka ewidencjonowanych w module ZFŚS dofinansowań.
Moduł Cyklicznych Wydań i Ekwiwalentów
Stanowi źródło okresowych ekwiwalentów (bądź wydań) związanych np. ze środkami BHP (odzież robocza, środki czystości, ochrony itp) należnej pracownikowi .
Powyższa lista obrazuje możliwości integracyjne modułu Płace z modułami dziedzinowymi, z zastrzeżeniem, że oczywiście nie wszystkie z wymienionych kartotek/modułów muszą być eksploatowane u klienta.
Realizacja kompletu wypłat w danym okresie/miesiącu rozliczeniowym obliguje pracodawcę do realizacji sprawozdawczości (koszty, podatki, ZUS) za ten okres. Również i w tym temacie użytkownik może liczyć na pełne wsparcie ze strony systemu:
Koszty i rozliczenie płac dla księgowości
Możliwość skonfigurowania dowolnej ilości not księgowych, a w ramach każdej z not – własnych definicji dekretów. Dokumenty te mogą być drukowane, eksportowane do pliku o uzgodnionym formacie względnie zapisywane wprost w module FK (przy zastosowaniu autorskiego modułu).
Podatki
Komplet formularzy PIT rozliczających zarówno firmę jak i pracownika, w tym oczywiście elektroniczna „wysyłka” formularzy PIT.
ZUS
Współpraca z programem Płatnik (przygotowanie formularzy RCA, RSA, RZA wraz ze zbiorczą deklaracją DRA).
Oczywiście niezależnie od sprawozdawczości generowanej przez system, użytkownik dysponuje narzędziem do budowania własnych raportów (wybrane składniki z podziałem na wymagane zakresy pracowników) jak i raportami wbudowanymi dostępnymi ad hoc.