- Planuj i analizuj wykonanie budżetu szkoleń
- Wysyłaj powiadomienia elektroniczne do uczestników i organizatorów szkoleń
- Modeluj po swojemu obieg dokumentów
- PKZP – Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa
- ZFM – Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (pożyczki socjalne)
- ZFSS – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
- CWE – Moduł Cyklicznych Wydań i Ekwiwalentów
- Zautomatyzuj delegacje
- Wykorzystaj miękki HR
Moduł ZFM
Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy
Niezależnie od kartotek potrąceń definiowalnych w module Płace, stworzono specjalizowany moduł przeznaczony dla pożyczek socjalnych. Najważniejsze cechy i funkcje modułu ZFM Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy:
- obsługa praktycznie dowolnej ilości typów pożyczek ZFM (podział na kategorie wg potrzeb klienta)
- niezależna rejestracja umów o pożyczkę oraz wypłaty pożyczki
- spłata rat pożyczki wg jednej z trzech metod (wg ilości rat, wg wartości rat, wg harmonogramu)
- odsetki spłacane wg jednej z trzech metod (zsumowane z 1-szą ratą, spłacane przy wszystkich ratach, dodatkowe raty początkowe odsetek)
- opcja zawieszania spłaty pożyczki
- niezależna (względem „właściciela” pożyczki) deklaracja osoby (osób) spłacającej pożyczkę
- możliwość wypłaty pożyczki w kilku „transzach”, w tym również wypłata poprzez listę płac w module Płace
- automatyczne potrącanie rat pożyczek i odsetek (zadeklarowanych w kartotece modułu) na wypłacie głównej pracownika
- definiowalne typy rejestrowanych dokumentów i odpowiadających im rodzajów operacji (wpłaty, wypłaty, przeksięgowania)
- w przypadku instalacji autorskiego systemu ERP, możliwość integracji z modułem Płatności – pobieranie dokumentów wpłat (KP) tyczących pożyczek ZFM
- sprawozdawczość
Moduł PKZP
Obsługa Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
Moduł PKZP Obsługa Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej o bardzo zbliżonej funkcjonalności do wyżej omawianego (ZFM). Oczywiście, prócz pożyczek obsługuje dodatkowo kartoteki wkładu (kartoteki gromadzące składki potrącane pracownikom). Cechy modułu:
- możliwość zarządzania wieloma Kasami PKZP
- obsługa własnych pracowników, jak również osób spoza macierzystej firmy
- jeden pracownik może być członkiem kilku Kas PKZP
- spłata pożyczki wg jednej z 3 metod (wg ilości rat, wg wartości rat, wg harmonogramu)
- opcja zawieszania spłaty pożyczki
- rejestracja poręczycieli
- niezależna (względem „właściciela” pożyczki) deklaracja osoby (osób) spłacającej pożyczkę
- automatyczne potrącanie rat pożyczek i składek (zadeklarowanych w kartotece modułu) na wypłacie głównej
- możliwość współpracy z systemem SAP HR – eksport rat i składek do potrącenia (na wypłatę) oraz import potrąconych wartości w celu aktualizacji kartotek (po wypłacie)
- możliwość wyemitowania dyspozycji przelewu (dla nowych pożyczek) w postaci pliku importowanego w systemie homebankingu
- definiowalne typy rejestrowanych dokumentów i odpowiadających im rodzajów operacji (wpłaty, wypłaty, przeksięgowania)
- dostęp do dokumentów imiennych (dotyczących pracownika) i globalnych (nie związanych z pracownikiem, a dotyczących rozrachunków KZP)
- wbudowana w moduł „księgowość KZP” (definiowalne konta księgowe)
- automaty księgowe przypisywane do rodzajów operacji (rejestrowanych dokumentów)
- sprawozdawczość KZP
Moduł ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W module prowadzona jest ewidencja różnorodnych dofinansowań, zapomóg i świadczeń rzeczowych dotyczących pracownika. Najważniejsze cechy Modułu ZFŚS Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:
- obsługa modułu w oparciu o rejestrowane „imprezy-zdarzenia” (np. wycieczka, kolonie, wczasy, siłownia, basen, bilety do kina, paczki świąteczne, talony, zapomogi itp.), do których przypisywani są uczestnicy
- grupowe przypisanie pracowników do „imprez”
- słownik „kategorii” świadczeń socjalnych; do każdej kategorii przypisywany jest arkusz obliczeniowy, definiujący sposoby rozliczania danego świadczenia – np. zastosowanie limitu podatkowego (małego lub dużego),
- możliwość zastosowania dodatkowego słownika „klasyfikacji uzupełniającej” w ramach każdej kategorii świadczenia (dla potrzeb raportowania i integracji z Płacami)
- przypisywanie członków rodziny pracownika jako uczestników „imprezy” – oparcie o kartotekę rodzinną wypełnianą w module Kadry, względnie kartotekę niezależną od Kadr
- słownik „grup dochodów” – oświadczenia pracowników o przedziale dochodów, umożliwiające automatyczne wyliczanie przysługującej kwoty świadczenia (w przypadku gdy ma ono być uzależnione od wysokości dochodów pracownika)
- definiowanie wewnętrznych limitów, umożliwiających kontrolowanie kwot lub ilości świadczeń otrzymanych przez pracownika
- integracja modułu ZFŚS z modułem Płace – możliwość wypłat świadczeń poprzez listy płac, z jednoczesną aktualizacją kartoteki podatkowej (z zachowaniem kwoty wolnej do wysokości wymaganego limitu)
- możliwość realizacji „imprez korygujących”, które do modułu Płace przenoszą kwoty różnic pomiędzy wartościami pierwotnymi a końcowymi
- udostępnienie rejestracji pełnych kosztów związanych z daną imprezą socjalną (niekoniecznie przypisanych do pracownika)
Sprawozdawczość:
- lista „imprez socjalnych” wg zadanych kryteriów w podanym okresie
- „imprezy socjalne” dla pracownika
- wykorzystanie limitów dla pracownika (podatkowych lub własnych – zdefiniowanych przez użytkownika)
- kwoty świadczeń wypłaconych oraz pozostające do wypłaty w zadanym okresie
- kwoty pozostające do opodatkowania w zadanym okresie
- kwoty potrąceń zrealizowanych w danym okresie i pozostających do realizacji
Moduł CWE/Odzież
Cykliczne Wydania i Ekwiwalenty
Stworzona od podstaw, nowa wersja modułu, bazująca na doświadczeniach kilku firm, w których funkcjonowały wersje poprzednie. Umożliwia ewidencję pełnego obiegu dokumentów związanych z planowaniem, zapewnieniem pokrycia magazynowego, cyklicznym i incydentalnym wydaniem (lub wypłatą ekwiwalentu) odzieży, środków BHP, itp. Moduł CWE/Odzież Cykliczne Wydania i Ekwiwalenty zapewnia użytkownikowi pełną kontrolę, na każdym etapie procesu dysponowania odzieżą roboczą.
Podstawowe cechy:
- możliwość zaimplementowania zarówno w środowisku Magic (jako element systemu
MAKS V xpa.HR) jak i WWW (do uruchomienia w przeglądarce internetowej) - pełna integracja z modułem GM autorskiego systemu MAKS V xpa – od wysłania
zapotrzebowania, do potwierdzenie wydania, poprzez ewentualny zwrot odzieży. - możliwość zaimplementowania tzw. „rozmiarówki” – zdefiniowania rozmiarów odzieży w indeksach magazynowych (wzrost, obwód głowy, nr buta itp.), co ułatwia optymalizację zapasów magazynowych i generowanie zamówień zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem,
- możliwość sterowania przydziałami poprzez tzw. „dokumenty dyspozycji” sterujące „incydentalnymi” (nietypowymi) przypadkami w gospodarce odzieżą roboczą, np.: jednorazowa zmiana ilości indeksu, przesunięcie m-cy cyklu, dodatkowa pozycja w ramach bieżącego cyklu, itp.
- automatyczna generacja KZM (Karta Zapotrzebowania Materiałowego) na podstawie przewidywanych wydań odzieży z uwzględnieniem stanów magazynowych (związana z tym możliwość utrzymania minimalnych stanów magazynowych)
- lepsza czytelność modułu (zachodzących procesów i obiegu dokumentów) na formatkach i raportach
- pełna historia zmian dokonanych przez użytkowników (związanych z indeksem lub pracownikiem)
Sprawozdawczość:
- przypisanie pracowników do zadanego indeksu
- przypisanie indeksów do zadanej grupy pracowników
- lista osób, które w zadanym okresie powinny mieć: wydanie indeksu/wypłatę ekw.,
- 1-sze wydanie/wypłatę ekw., dodatkowe wydanie/wypłatę ekwiwalentu
Moduł Delegacje
Delegacje
Moduł Delegacje wykorzystywany w firmach, w których pracownicy wysyłani są często w podróże służbowe. Dzięki wykorzystaniu poczty elektronicznej, definiowalnych słowników (pojazdów służbowych, wariantów podróży) i arkuszy, moduł znacznie przyspiesza i automatyzuje proces wystawienia oraz rozliczenia delegacji. Podstawowe cechy:
- możliwość zaimplementowania zarówno w środowisku Magic (jako element systemu HR) jak i WWW (do uruchomienia w przeglądarce internetowej)
- wybór osoby akceptującej delegację (przełożonego), komunikacja poprzez automatyczne e-maile zawierające odnośniki (linki) do formularza akceptacji
- automatyczna aktualizacja kartoteki nieobecności oraz rejestru delegacji po zaakceptowaniu delegacji przez przełożonego
- możliwość dołączenia skanów dokumentów w rejestrze delegacji
- rejestracja pobranej zaliczki na wyjazd służbowy
- rozliczenie delegacji w oparciu o definiowalne arkusze obliczeniowe (zastosowanie wymaganych wariantów podróży, noclegów, diet itp.)
- po zatwierdzeniu rozliczenia delegacji, wypłata środków do kasy lub przelewem na konto (z wykorzystaniem homebankingu)
- zestawienia dotyczące rejestru delegacji oraz przebiegu akceptacji
Kartoteki opcjonalne
Każde przedsiębiorstwo – niezależnie od wielkości i specyfiki działalności – potrzebuje pewnego, podstawowego zasobu danych o swoim personelu, których ewidencję zapewnia większość systemów HR. Są jednak firmy, w których przywiązuje się istotną wagę do rozwoju zawodowego oraz prowadzi ewidencję rozszerzonych danych związanych z zatrudnieniem czy świadczeniami otrzymywanymi przez pracowników. Jeśli idą za tym oczekiwania by system informatyczny stanowił wsparcie również w tych dziedzinach, proponujemy uzupełnienie modułu Kadry o dodatkowe (opcjonalne) kartoteki:
Kartoteka Uprawnień
Specjalizowana kartoteka znajdująca zastosowanie w firmach, które – z racji prowadzenia działalności określonego typu (elektrownie, elektrociepłownie, gazownie) – zatrudniają osoby, które powinny legitymować się uprawnieniami w wymienionych rodzajach działalności. Mimo swoistej dedykacji, kartoteka daje się swobodnie parametryzować za pomocą definiowalnych struktur hierarchicznych (pozycje nadrzędne, podrzędne), słowników, czy zakresu danych typu logicznego (pola typu „check box”). Pozwala to na zdefiniowanie „gałęzi hierarchicznych” w rodzaju:
- Typ D (dozór instalacji, urządzeń, sieci)
- (eksploatacja instalacji, urządzeń, sieci)
W ramach każdej z tych gałęzi możliwe jest dodanie np. trzech grup (dla uprawnień energetycznych, ciepłowniczych i gazowniczych), i wreszcie przypisanie grupie opisowych pozycji typu logicznego (mających znaczenie konkretnego uprawnienia w ramach grupy). Dodatkowo, każdy rekord danych zawiera: datę uzyskania uprawnień, datę ważności, rodzaj dokumentu końcowego tzw. „świadectwa kwalifikacji” oraz do 10 pozycji logicznych o definiowalnym opisie (mających charakter „zakresu” uprawnień np. obsługa, konserwacja, remonty). Ważnym elementem jest możliwość dołączenia do kartoteki zeskanowanego rzeczywistego świadectwa danego uprawnienia – dzięki temu użytkownik ma dostęp do takiego dokumentu wprost z systemu (bez potrzeby jego szukania w aktach pracownika).
Całości dopełniają raporty pozwalające wyszukać osoby o pożądanych przez nas uprawnieniach, czy też sprawdzić komu w najbliższym okresie kończy się ważność uprawnień i w związku z tym winien je odnowić. Na uwagę i podkreślenie zasługuje fakt, że mimo głównego przeznaczenia jakim była ewidencja uprawnień typu D/E, kartoteka daje się parametryzować w celu gromadzenia wszelkich innych uprawnień, kompetencji (kierowcy wózków, operatorzy dźwigów, suwnic, spawacze itp.), a nawet do rejestrowania szeroko rozumianych badań lekarskich.
Kartoteka Szkoleń
Elastyczna kartoteka, o dużych możliwościach konfiguracyjnych – pozwala na szybkie i łatwe dostosowanie do specyficznych potrzeb i wymagań w zakresie prowadzenia ewidencji szkoleń. Budzi zainteresowanie szczególnie tych firm, w których przywiązuje się istotną wagę do rozwoju zawodowego, uzyskiwanych kwalifikacji i kompetencji.Szkolenia, z których korzystają pracownicy, dzielone są na pewne (umowne) „kategorie szkoleń” występujące w firmie. Każda z nich opisana jest parametrami w rodzaju:
- unikalny nr/symbol szkolenia
- pola opisowe w rodzaju: temat, opis szkolenia
- pola kontrahentów (organizator, wykonawca, miejsce szkolenia) korzystające ze słownika kontrahentów
- daty (realizacji, ważności)
- parametry dotyczące rejestracji kosztów szkolenia
- kryteria oceny szkoleń i rodzaje ocen
- do ośmiu niezależnie definiowanych słowników na każde szkolenie, dzięki którym możliwa jest szybka selekcja interesujących użytkownika szkoleń.
Ważnym elementem, jest możliwość planowania budżetu szkoleń w postaci tzw. drzewa planu (zazwyczaj w układzie: wybrany poziom struktury organizacyjnej – wybrany słownik kategorii szkoleń). Realizacja szkoleń połączona z rejestracją kosztów pozwala na kontrolę „wykonania” planowanego budżetu w ciągu roku. Warto wspomnieć, że „zamknięcie” szkolenia, może, w sposób automatyczny, generować zapis do kartotek dziedzinowych modułu Kadry (np. BHP, Kwalifikacje), dla wszystkich uczestników tego szkolenia.
Kartotekę uzupełniają raporty, które pozwalają także wyemitować wybrany zakres danych do pliku otwieranego w arkuszu kalkulacyjnym. Ostatnio, kartoteka została rozszerzona o opcję powiadomień mailowych, rozsyłanych do uczestników i organizatorów szkolenia, zawierających ważne informacje dotyczące planowanego szkolenia.
Kartoteka Ocen i Wniosków
Stanowiąca wraz z Kartoteką Szkoleń element tzw. „miękkiego HR”. Poniżej cechy funkcjonalne kartoteki, stanowiące jednocześnie przykład jej ciekawych możliwości konfiguracyjnych:
- podział ocen pracowników na: ocenę przełożonego i samoocenę,
- swobodne grupowanie ocenianych pracowników za pomocą przypisanie stanowisk do odpowiedniej grupy oceny,
- definiowalne kryteria oceny w podziale na grupy pracowników
- definiowalne wagi oceny w ramach każdego kryterium
- możliwość przypisania interpretacji oceny z uwzględnieniem podziału na rodzaj oceny (samoocena, ocena przełożonego), grupę pracowników oraz typ oceny (suma punktów, średnia ocena, średnia punktów) w zależności od przedziału punktowego uzyskanego przez osobę ocenianą
- okresy oceniania ustawiane wg potrzeb firmy (kwartał, półrocze, rok)
- możliwość ograniczenia dostępu osób oceniających do wymaganej grupy pracowników ocenianych
- wydruk arkusza oceny, wniosku, interpretacji