Wybór odpowiedniego systemu ERP nie należy do prostych zadań – szczególnie dla przedsiębiorców, którzy nigdy nie mieli styczności z tego typu oprogramowaniem. Zdecydowanie warto jednak wdrożyć takie rozwiązanie: dzięki temu można liczyć na wzrost efektywności, większą kontrolę nad procesami oraz wzrost zysków. Jaki system ERP wybrać?

System ERP a funkcjonowanie firmy

Odpowiednie zarządzanie firmą jest kluczowe w kontekście pozyskiwania nowych klientów oraz kontrolowania procesów. To obszary, które bezpośrednio wiążą się z renomą przedsiębiorstwa, zaufaniem do marki, a także opinią wśród klientów i partnerów biznesowych. Zastosowanie solidnego wsparcia w tym zakresie pozwala zatem w znacznym stopniu wpłynąć na wyniki finansowe działalności. Obecnie wiele firm stawia przede wszystkim na systemy informatyczne, takie jak oprogramowanie typu ERP. Tego typu rozwiązania oferują wiele funkcji, które usprawniają bieżące zarządzanie, przez co zdecydowanie warto dowiedzieć się więcej na ten temat.

Czym jest system ERP?

Dbanie o poprawne funkcjonowanie firmy jest znacznie łatwiejsze z poprawnie dobranym oprogramowaniem, które wspomaga pracowników poszczególnych działów oraz kadrę zarządzającą. Choć część przedsiębiorstw stawia na korzystanie z zestawu różnych, niezwiązanych ze sobą aplikacji, często lepszym wyborem będzie właśnie system ERP. Jedną z jego zalet jest sam typ oprogramowania – to program typu „all in one”, czyli rozwiązanie, w którym można znaleźć wszystkie niezbędne funkcje w jednym miejscu.

System ERP to oprogramowanie przeznaczone przede wszystkim do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. „Enterprise Resources Planning”). Jego funkcjonalność jednak może wychodzić poza ten obszar, umożliwiając kompletną obsługę procesów zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz (m.in. serwis produktów) z poziomu tego samego systemu. Odpowiednio wdrożony program pozwala sprawnie zintegrować wszystkie działy oraz usprawnić poszczególne działania firmy.

Dlaczego warto wdrożyć takie rozwiązanie?

Jednym z najważniejszych powodów jest wspomniana wyżej możliwość zintegrowania różnych działów w firmie oraz poszczególnych obszarów działalności. To z kolei pozwala nie tylko zwiększyć efektywność czynności wykonywanych przez pracowników, lecz także usprawnić wszelkie procesy zachodzące pomiędzy działami. Wprowadzenie systemu ERP prowadzi do wymiernych korzyści, które mają realny wpływ na funkcjonowania firmy. W efekcie można poprawić m.in. kontrolę nad pracownikami, jak również różnymi procesami: w tym produkcją, wysyłką produktów czy rozpatrywaniem reklamacji. Co istotne, na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów tego typu, co pozwala na dostosowanie właściwego rozwiązania pod kątem ceny, funkcjonalności czy zasad licencjonowania.

Zalety wdrożenia systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP niesie ze sobą wiele korzyści, które znacząco wpłyną na funkcjonowanie dowolnej firmy. To zalety, które doceni każdy przedsiębiorca – oto kilka najważniejszych plusów.

Przede wszystkim warto wspomnieć o integracji działów oraz różnych procesów wewnątrz firmy. Oprogramowanie ERP pozwala łączyć ze sobą wszystkie działy w firmie, a także procesy oraz synchronizację działań, w jednym miejscu.
System ERP pozwala sprawnie magazynować dane, które są ważne dla firmy. Dzięki wbudowanej lub połączonej bazie danych możliwe jest zwiększenie efektywności i usprawnienie wszelkich procesów związanych z przekazywaniem informacji.
ERP pozwala na redukcję kosztów bieżących poprzez automatyzację działań. Oprogramowanie z tej kategorii umożliwia odpowiednie zaplanowanie poszczególnych czynności, jak również sprawne zarządzanie zapasami na magazynie.
Programy tego typu ułatwiają przeanalizowanie wszelkich wyników i działań przeprowadzanych w ramach działalności. Do tego możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów. To wszystko przekłada się na możliwość dokładniejszego planowania przyszłych decyzji biznesowych.

Rodzaje systemów ERP

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu ERP warto zaznajomić się z różnymi wariantami oprogramowania tego typu. Poszczególne propozycje różnią się między sobą przede wszystkim przeznaczenie, funkcjonalnością oraz ceną. Wyróżnia się przede wszystkim systemy ERP ogólne i specjalistyczne, w chmurze, mobilne oraz typu open source.

System ERP ogólnego przeznaczenia – to najczęściej wykorzystywany wariant, który sprawdzi się w wielu przedsiębiorstwach. Z takim rozwiązaniem można liczyć na szeroki zakres funkcji umożliwiających obsługę różnych rozbudowanych procesów. Niekiedy jednak potrzebne będą dodatkowe aplikacje, które uzupełnią możliwości systemu ERP.
Specjalistyczny system ERP – oprogramowanie zaprojektowanie pod kątem wymagań danej branży, a czasami nawet konkretnej firmy. Charakterystyczną cechą jest obecność wyspecjalizowanych funkcji dostosowanych do wybranej dziedziny. W przypadku produkcji to właśnie ta opcja przeważnie sprawdza się najlepiej.
System ERP w chmurze – podczas gdy tradycyjne podejście zakłada instalację oprogramowania lokalnie, coraz więcej firm stawia na rozwiązania typu cloud. Tego typu system jest dostępny na zewnętrznym serwerze i oferuje dużą elastyczność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa.
System ERP open source – w tym przypadku wyróżnikiem jest otwarty kod źródłowy, który pozwala na wprowadzenie dowolnych modyfikacji w działaniu programu. Oprogramowanie open source jest dostępne za darmo, dzięki czemu stanowi najbardziej efektywną kosztowo opcję. Podstawowe warianty mogą mieć jednak ograniczoną funkcjonalność, przez co sprawdzą się głównie w niewielkich przedsiębiorstwach.
System ERP mobilny – zoptymalizowany pod kątem korzystania z poziomu urządzeń mobilnych. Odpowiedni wybór w przypadku firm, które wykonują wiele zadań poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Jak wybrać system ERP dla przedsiębiorstwa?

Wybór odpowiedniego systemu ERP jest bardzo ważną decyzją w kontekście funkcjonowania całej firmy. Wynika to z faktu, że tego typu oprogramowanie zmienia wiele aspektów działania przedsiębiorstwa. Z tego względu należy dokładnie przeanalizować szereg istotnych kwestii, które pozwolą podjąć odpowiednią decyzję:

Przede wszystkim warto określić cele biznesowe firmy, które będzie można kontrolować i usprawniać dzięki systemowi ERP. W tym przypadku najlepiej sprawdzi się oprogramowanie przeznaczone dla danej branży.
Następnym krokiem powinno być zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych pod kątem procesów wykonywanych w ramach konkretnej firmy.
Nie bez znaczenia będzie także budżet – na ogół większe potrzeby dotyczące funkcjonalności wiążą się z wyższymi wydatkami. Należy przy tym zaznaczyć, że wdrożenie ERP to inwestycja, która przy właściwym wyborze powinna się zwrócić w formie zwiększenia efektywności oraz zysków firmy.
Po określeniu potrzeb można przystąpić do wyboru odpowiedniego dostawcy. Na rynku dostępnych jest wiele firm, które zajmują się implementowaniem i konserwacją systemów ERP – należy zwrócić uwagę na funkcjonalność, koszty oraz opinie użytkowników.
Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy z wersją demo. Ten krok pozwoli ochronić się przed nieudaną inwestycją oraz negatywnym wpływem systemu ERP na działanie przedsiębiorstwa.