Poprawne wdrożenie systemu ERP

Odpowiednie funkcjonowanie przedsiębiorstwa zależy od wielu czynników. Jednym z najważniejszych aspektów jest sprawne kontrolowanie działalności poszczególnych działów – to złożone zadanie, które ma ogromny wpływ na wyniki całej firmy. Aby zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność, warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie. W tym przypadku można wybrać kilka różnych aplikacji lub rozwiązanie typu „all in one”, takie jak system ERP.

Czym jest system ERP?

Różnego rodzaju systemy informatyczne mają obecnie ogromne znaczenie dla praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Mogą one służyć do obsługi szeregu różnorodnych procesów, w tym do zadań związanych z zarządzaniem firmą. Pod tym względem można postawić na dwa podstawowe podejścia – zestaw niezależnie działających programów, które wymagają odpowiedniej integracji pomiędzy poszczególnymi aplikacjami, lub też wybór systemu ERP, zapewniającego sposób na scentralizowane zarządzanie praktycznie wszystkimi procesami.

System ERP (ang. „Enterprise Resources Planning”, czyli w ścisłym tłumaczeniu „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”) to złożone oprogramowanie typu „all in one”. Jego podstawowym zadaniem jest wsparcie w zarządzaniu firmą. Funkcjonalność programów z tej kategorii obejmuje m.in. kontrolę najważniejszych zasobów i procesów w ramach działalności lub poszczególnych działów, jak również możliwość łączenia informacji w jednej, wspólnej bazie danych. W zależności od potrzeb firmy, charakterystyki systemu oraz aktualnej infrastruktury można zdecydować się na połączenie rozwiązania ERP z już wykorzystywanym systemem przechowywania danych lub zdecydować się na zapisywanie informacji w ramach funkcji oprogramowania.

Wdrożenie systemu ERP oznacza liczne korzyści, które wynikają bezpośrednio z samych możliwości oprogramowania. Jednym z największych plusów jest praca na jednej bazie danych, co pozwala znacząco przyspieszyć procesy i usprawnić zarządzanie. To jednak nie wszystko – warto dowiedzieć się więcej, by móc podjąć odpowiednią decyzję na temat wprowadzenia tego typu oprogramowania w swojej firmie.

Co zmienia system ERP?

Wdrożenie oprogramowania ERP niesie za sobą wiele zmian. Dotyczy to nie tylko kontrolowania procesów wykonywanych przez poszczególne działy czy możliwości zbierania danych na temat produktów lub usług, lecz także cyklu pracy zatrudnionych osób. W początkowej fazie może to być pewna przeszkoda ze względu na konieczność przeszkolenia kadry, jednak po odpowiednim przygotowaniu wykonywanie poszczególnych zadań przebiega znacznie sprawniej. Ponadto wprowadzenie takiego rozwiązania wpływa korzystnie zarówno na sprawność procesów biznesowych, jak i zwiększenie jakości oferowanych usług lub produktów.

Ważną zmianą, która wiąże się z wprowadzeniem systemu ERP, jest możliwość kontroli produktów na każdym etapie – zaczynając od etapu produkcji, poprzez wysyłkę, a kończąc na serwisie. W efekcie możliwa jest wczesna interwencja w razie wystąpienia jakiegokolwiek problemu. To z kolei przekłada się na poprawę standardu wyrobów firmy, a tym samym na większe zadowolenie klientów oraz wzrost renomy przedsiębiorstwa.

Zalety systemu ERP

Nie bez powodu coraz więcej przedsiębiorstw z różnych branż decyduje się na wprowadzenie takiego oprogramowania do swojego zestawu narzędzi informatycznych. Popularność systemów ERP wynika przede wszystkim z szeregu korzyści, na które można liczyć po wdrożeniu tego typu rozwiązań. Na pierwszym miejscu należy wyróżnić integrację różnych procesów zachodzących w firmie – system ERP może łączyć wszystkie działy w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możliwa jest prostsza, a zarazem skuteczniejsza kontrola procesów, jak również synchronizacja czynności w celu zwiększenia wydajności. Ten aspekt wiąże się natomiast ze wzrostem zysków – mimo kosztów początkowych można zatem liczyć na poprawę wyników finansowych w długoterminowej perspektywie.

Warto przy tym jeszcze raz podkreślić wpływ wprowadzenia tego typu rozwiązań na zaufanie klientów. System ERP synchronizuje ze sobą pracę różnych działów, co pozwala na szybszą realizację zamówień lub zleceń, a także na sprawniejsze przetwarzanie. Dodatkową korzyścią jest większa sprawność rozpatrywania wszelkich reklamacji. Wszystko to powoduje, że konsumenci chętniej korzystają z usług lub produktów firmy.

Kolejną ważną zaletą jest możliwość efektywniejszego raportowania oraz analizowania wszelkich wyników i statystyk. System ERP jest wyposażony w wiele funkcji, które będą bardzo przydatne dla przedsiębiorstw – w tym m.in. w opcje związane ze zbieraniem informacji o różnych działach czy procesach. Dzięki temu można zadbać o lepsze, bardziej odpowiedzialne planowanie strategii z uwzględnieniem realnych danych.

Jak wdrożyć system ERP w odpowiedni sposób?

Poprawne wdrożenie systemu ERP jest niezwykle ważne w kontekście dalszego funkcjonowania oprogramowania, a tym samym – całego przedsiębiorstwa. Podczas implementacji takich rozwiązań może jednak wystąpić kilka komplikacji, które mogą stanowić solidną barierę (w szczególności dla mniejszych firm). Pierwszą przeszkodą na pewno są koszty, które potrafią być dość wysokie: należy jednak przy tym zaznaczyć, że poprawa wydajności procesów pozwala na stosunkowo szybki zwrot początkowej inwestycji. Inną przeszkodą może być długi okres kompletnego wdrożenia. Implementacja oprogramowania to nie tylko uruchomienie systemu, lecz także przeszkolenie pracowników, przygotowanie integracji z innymi aplikacjami, przeniesienie danych czy utworzenie zespołu wdrożeniowego. Nie można przy tym zapomnieć o zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń – zwłaszcza w przypadku, gdy system ERP ma dostęp do wrażliwych informacji o klientach czy pracownikach.

Przed wdrożeniem systemu ERP istotne będzie przeanalizowanie kilku kwestii, które mogą mieć niemały wpływ na poprawne funkcjonowanie oprogramowania. Najważniejszą z nich jest dokładne sprawdzenie potrzeb firmy, by móc odpowiednio dostosować poszczególne funkcje i procesy. Do tego istotne będzie zadbanie o ochronę danych wykorzystywanych przez system. Choć tego typu oprogramowanie zazwyczaj dysponuje bardzo dobrym standardem zabezpieczeń, warto pamiętać o kilku zasadach, które pozwolą zachować pełne bezpieczeństwo.

Bezpieczeństwo w systemach ERP

Możliwość integracji różnych systemów w ramach jednego oprogramowania niesie za sobą także pewne ryzyko – w razie złamania zabezpieczeń cyberprzestępcy mogą uzyskać dostęp do wielu wrażliwych informacji. Z tego względu bezpieczeństwo powinno być priorytetem dla każdej firmy, która planuje wdrożenie takiego systemu. Należy pamiętać m.in. o regularnym aktualizowaniu systemu, by mieć stały dostęp do najnowszych łatek bezpieczeństwa. Do tego wszelkie prywatne dane powinny być zapisywane w szyfrowanej wersji, by ich odczyt był niemożliwy dla osób trzecich. Dobrą praktyką jest także regularne wykonywanie kopii zapasowych – co najmniej jedna z nich powinna znajdować się w innej lokalizacji niż siedziba firmy, by zapewnić ciągłość działania nawet w razie bardzo dużych awarii lub ataków. Warto również systematycznie wykonywać audyt systemu, który pozwoli na wczesne wykrycie potencjalnie problematycznych obszarów oraz wprowadzenie stosownych zmian.