System ERP (z ang. enterprise resource planning) w dosłownym tłumaczeniu oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. To zintegrowane narzędzie przeznaczone zarówno do obsługi, jak i wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem. Doskonale sprawdza się w niewielkich, średnich i dużych firmach, a także w instytucjach użyteczności publicznej. Teoretycznie wszystkie systemy ERP działają podobnie, jednak w praktyce okazuje się, że poszczególne oprogramowania różnią się od siebie pod względem funkcjonalności, intuicyjności użytkowania i sposobu obsługi. Na co zwracać szczególną uwagę wybierając system ERP? Czym powinno wyróżniać się oprogramowanie wspomagające zarządzanie i obsługę firmy?
System ERP – podstawowe informacje
Wdrożenie systemu ERP jest początkiem optymalizacji działań firmy dzięki najefektywniejszemu wykorzystaniu zasobów, którymi dysponuje. Skutki takich działań prowadzą do poprawienia efektywności procesu zarządzania firmą (na każdym etapie), a także maksymalnego zwiększenia wydajności przedsiębiorstwa. Liczne korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP sprawiają, że oprogramowanie tego typu cieszy dużą popularnością. Wraz z dużym popytem rośnie także podaż. Obecnie wiele firm specjalizuje się w dostarczaniu i wdrażaniu oprogramowania ERP. Czym kierować się przy wyborze konkretnego dostawcy usług? Jakimi funkcjonalnościami powinien wyróżniać się system ERP?
Czym kierować się przy wyborze systemu ERP?
Pierwszą kwestią jest pochodzenie. Krajowe systemy ERP są przeważnie lepiej dostosowane do warunków prawnych i gospodarczych niż zagraniczne oprogramowanie. Dodatkowo wszystkie zmiany w ustawodawstwie są natychmiast wdrażane. Dostawcy programów zazwyczaj są z nimi zaznajomieni przed wejściem przepisów w życie (informacje czerpią m.in. z projektów ustaw). Dlaczego to jest takie ważne? Przede wszystkim ze względu na fakt, że użytkownicy mają pewność działania zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. W przypadku zagranicznych systemów ERP, czas wprowadzenia zmian i aktualizacja oprogramowania mogą być wydłużone.
Na co jeszcze zwrócić szczególną uwagę?
Rozwiązania ERP są oparte na chmurze, dzięki czemu wszyscy użytkownicy posiadający dostęp mogą zalogować się do programu z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy podłączyć się do internetu. Mobilność to jedna z wielu zalet systemu ERP.
Kolejną niezwykle ważną funkcjonalnością jest dostosowanie wyglądu programu do indywidualnych preferencji użytkowników. Niestety część rozwiązań ERP, ze względu na skomplikowaną obsługę, wyróżnia się ograniczoną funkcjonalnością. Osoby posiadające podstawowe umiejętności z zakresu informatyki i korzystania z internetu będą wdrażane w system przez długi czas. Niejednokrotnie okazuje się, skomplikowane systemy ERP są wykorzystywane jedynie w podstawowych obszarach, co w praktyce obniża ich efektywność.
Użyteczny system ERP, czyli jaki?
Czym powinien wyróżniać się użyteczny i funkcjonalny system ERP? Przede wszystkim prostą i intuicyjną obsługą. Nie oznacza to ograniczenia jego funkcjonalności, a jedynie łatwe korzystanie ze wszystkich opcji. Zbyt skomplikowane wykresy są niejednokrotnie odczytywane w różny (niekiedy bardzo odmienny) sposób. Użyteczny system ERP gwarantuje, że każda osoba analizująca dane wyciągnie takie same wnioski.
Personalizowany system ERP
Osoby pracujące w różnych działach i na różnych stanowiskach przeważnie analizują innych zakres i rodzaj danych. System ERP powinien umożliwiać szybkie i przede wszystkim łatwe spersonalizowanie interfejsu i monitorowanie wyłącznie wybranych informacji. W praktyce oznacza to, że każda osoba może indywidualnie dopasować m.in. wskaźniki wydajności (KPI) do aktualnej sytuacji w przedsiębiorstwie. Dodatkowo ich zmiana (dodanie nowych lub usunięcie wybranych) również powinna być prosta i intuicyjna.
Integracja, zarządzanie pionami i wsparcie
Następną kwestią, na którą należy zwrócić szczególną uwagę w trakcie wybierania systemu ERP jest możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi. Oprogramowanie ERP powinno wyróżniać się otwartym środowiskiem. W praktyce pozwala to na wykorzystanie danych, które zostały zgromadzone przed wdrożeniem systemu. Ma to szczególnie znaczenie m.in. w przypadku sklepów internetowych. Przed wyborem oprogramowania należy upewnić się, że usługodawca zapewnia tak zwane wsparcie powdrożeniowe. To nic innego jak pomoc techniczna
Jak wygląda proces wdrażania systemu ERP?
Czy implementacja oprogramowania ERP to długi, kosztowny i skomplikowany proces? Zdecydowanie nie. Obecnie większość systemów ERP działa w chmurze. Oznacza to, że cały proces wdrażania odbywa się w chmurze. Usługodawca nie musi lokalnie wdrażać programu. Cała procedura odbywa się zdalnie. Nie ma konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt IT. Większości firm dysponuje stabilnym i szybkim łączem internetowym. W zasadzie tylko dostęp do internetu i komputer wystarczą do korzystania z oprogramowania ERP.
Funkcjonalności profesjonalnego systemu ERP
Kolejną kwestią jest uniwersalność, rozumiana jako wsparcie w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Użyteczny system ERP upraszcza i poprawia efektywność zarządzania działem finansów i księgowości. Ponadto ułatwia i przyspiesza analizowanie bieżącej sytuacji, automatyzuje wybrane procesy i zwiększa efektywność windykacji. Kolejnymi obszarami są płatności i sprzedaż. Funkcjonalny system ERP umożliwia kontrolę zarówno nad przepływami gotówkowymi, jak i bezgotówkowymi. Dodatkowo pozwala na monitorowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, szybkie eksportowanie przelewów bankowych i importowanie wyciągów. Kolejnymi zastosowaniami jest generowanie płatności podzielonej i weryfikowanie Białej Listy Podatników. Z kolei w zakresie sprzedaży system ERP pozwala na kontrolowanie całego procesu. Kolejną przydatną funkcjonalnością jest analizowanie (koniecznie w czasie rzeczywistym) stanu realizacji wszystkich zamówień.
Pozostałe opcje oprogramowania ERP
Następnymi obszarami funkcjonowania firmy, w których system ERP zapewnia dodatkowe wsparcie są logistyka, zaopatrzenie, kontrola jakości i elektroniczny obieg dokumentów. Dodatkowo wybrane oprogramowanie pozwala na udoskonalenie systemów kodów kreskowych, a także umożliwia zlecanie projektów. Wszystkie powyższe kwestie warto brać pod uwagę w trakcie wybierania konkretnego systemu ERP. W przeciwnym wypadku istnieje duże ryzyko zakupu oprogramowania, które nie spełni oczekiwań użytkowników.