Czym jest system ERP i dlaczego warto go wdrożyć w Twojej firmie?

Strona główna / Blog / Czym jest system ERP i dlaczego warto go wdrożyć w Twojej firmie?
Jak wybrać system wspomagania decyzji?

Co to jest system ERP (z ang. enterprise resource planning)? W dosłownym tłumaczeniu rozwinięciem skrótu ERP jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. To praktycznie oprogramowanie wykorzystywane do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. System jest oparty o jedną główną bazę danych, w której znajdują się wszystkie informacje zebrane i pogrupowane w czytelny sposób. Baza skupia dane z każdego obszaru działania, dzięki czemu jest kompletna. System ERP to jeden z najefektywniejszych sposobów na uporanie się z chaosem w przedsiębiorstwie. Uporządkowanie danych i efektywne ich przetwarzanie jest pierwszym krokiem do poprawy wydajności firmy, bez względu na jej wielkość i obszar działania.

System ERP – podstawowe informacje o oprogramowaniu do zarządzania przedsiębiorstwem

Oprogramowanie przeznaczone do zarządzania przedsiębiorstwem jest wykorzystywane do poprawy efektywności działania wszystkich obszarów działalności, począwszy od finansów, poprzez magazyn, produkcję, logistykę i obsługę klientów. Kolejne obszary to środki trwałe, serwis, analityka, sprzedaż i raportowanie. Zaimplementowanie systemu ERP eliminuje konieczność kupowania, wdrażania i nauki obsługi różnych systemów charakteryzujących się wąskim zastosowaniem. Wdrażanie jednego oprogramowania zapewnia jednolitą, prostą i przede wszystkim przejrzystą obsługę. Wszyscy użytkownicy systemu korzystają z tej samej (tylko jednej) wspólnej bazy danych. W codziennym użytkowaniu oznacza to zdecydowanie większą efektywność pracy i wyeliminowanie problemów związanych z integracją poszczególnych systemów.

Oprogramowanie ERP – uporządkowanie i monitoring procesów

Kolejną korzyścią wynikającą z wdrożenia systemu ERP jest możliwość monitorowania wielu procesów. Prosty w obsłudze i przyjazny interfejs umożliwia szybką kontrolę każdego procesu. Implementacja systemu ERP pozwala na znaczne przyspieszenie i przede wszystkim ułatwienie powtarzalnych procesów. Ponadto znacząco minimalizuje ryzyko związane z popełnieniem błędów w obrębie rutynowych czynności. Oprogramowanie daje możliwość szybkiego wglądu we wszystkie najważniejsze informacje, dzięki czemu w razie jakichkolwiek sytuacji awaryjnych lub potencjalnie awaryjnych, można natychmiast zareagować. Nie sposób nie wspomnieć o szerokiej optymalizacji w praktycznie każdym obszarze działalności przedsiębiorstwa. System ERP pozwala na redukcję kosztów w takich obszarach jak łańcuchy dostaw, magazynowanie i serwisowanie. Jednocześnie gwarantuje ciągły i niczym niezakłócony dostęp wszystkich produktów, a także usług w ofercie danej firmy.

System ERP – kiedy warto go wdrożyć we własnej firmie?

Jedną z najczęstszych przesłanek, na podstawie której przedsiębiorcy decydują się na zaimplementowanie oprogramowanie ERP, jest rozwój firmy i pojawiające się problemy związane z kompatybilnością używanych systemów. Niestety wiele programów zapewnia jedynie podstawowe funkcjonalności, a bardziej skomplikowane zadania trzeba nadal wykonywać ręcznie. W rzeczywistości wykonywanie procesów jest zbyt czasochłonne. Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie kompleksowego oprogramowanie, które oferuje wszystkie funkcjonalności, niezbędne w trakcie pracy w różnych obszarach przedsiębiorstwa.

Drugą sytuacją, w której przedsiębiorcy decydują się implementację systemu ERP jest zbyt kosztowne magazynowanie. Optymalizacja całego procesu magazynowania pozwala znacząco obniżyć koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo. Jednocześnie należy zapewnić pełną dostępność wszystkich towarów lub materiałów, z których są produkowane. Połączenie tych dwóch skrajności nie jest łatwym zadaniem. Systemy ERP, przy wsparciu sztucznej inteligencji, pozwalają na precyzyjne monitorowanie aktualnego stanu magazynu i trafne prognozowanie zapotrzebowania. To klucz do obniżenia kosztów związanych z magazynowaniem.

Systemy ERP, czyli efektywne monitorowanie wszystkich przepływów pieniężnych

Skuteczne kontrolowanie przepływów finansowych jest jedną z najważniejszych czynności w każdym przedsiębiorstwie. Bez niej łatwiej stracić kontrolę nad płynnością finansową, nawet w przypadku gdy firma ma ugruntowaną pozycję na rynku. Oprogramowanie ERP umożliwia efektywne monitorowanie każdego, nawet najmniejszego przepływu finansowego. Dodatkowo wspiera obsługę każdego zobowiązania i wszystkich należności. Ponadto dzięki jednolitemu systemowi, cały dział finansowy zdecydowanie lepiej (efektywniej) współpracuje z innymi działami. Takie rozwiązanie nie tylko eliminuje bariery, ale też przyspiesza wiele procesów.

Jakie jeszcze korzyści wynikają z wdrożenia systemu ERP? Szybko rozwijające się przedsiębiorstwa często borykają się z wieloma błędami wynikającymi z wykorzystywania niewydajnych i często przestarzałych narzędzi. Niestety naprawa części błędów jest kosztowna i bardzo czasochłonna. Implementacja oprogramowania ERP gwarantuje uniknięcie wielu błędów, a co za tym idzie wygenerowanie znacznych oszczędności pieniężnych i czasowych.

Jak wygląda wdrożenie systemu ERP w firmie?

Ile kosztuje system ERP? To pytanie często zadają przedsiębiorcy, którzy planują wdrożyć nowoczesne i wydajne oprogramowanie w swoim przedsiębiorstwie. Całkowita cena wdrożenia jest uzależniona od wielu czynników. Ponadto jest zawsze ustalana indywidualnie. System ERP jest każdorazowo dopasowywany do wielkości firmy, liczby pracowników i obszaru działania przedsiębiorstwa. Ponadto funkcjonalności oprogramowania są dostosowywane do konkretnych wytycznych i przede wszystkim wymagań użytkowników. Cały proces wdrażania jest poprzedzony wnikliwą analizą, której celem jest ustalenie konkretnej wersji oprogramowania. W trakcie analizy szczegółowo określa się wszystkie potrzeby i wymagania. Ponadto ustala się funkcjonalność i typ licencji. Kolejny krok obejmuje dokładne dopasowanie funkcjonalności oprogramowania w taki sposób, aby zagwarantować jak najlepsze (najbardziej efektywne) działanie całego systemu. Wdrażanie oprogramowanie ERP nie może obyć się bez testów w obecności wszystkich użytkowników. Kolejnym niezwykle ważnym krokiem jest szkolenie użytkowników. Następnie wszystkie dane (z każdej bazy danych) zostaną przeniesione do jednej bazy. Po tym etapie następuje uruchomienie prawidłowo działającego systemu ERP.

Największe zalety systemu ERP to pokrycie wszystkich obszarów przedsiębiorstwa jedym zintegrowanym systemem, w którym raz zapisana informacja dostępna jest dla wielu obszarów i użytkowników systemu. Dzięki temu nie występuje potrzeba kopiowania danych z jednego modułu do drugiego lub konieczność podwójnej rejestracji danych. Eliminuje to zbędny czas i możliwość powstawania błędów. System składa się z wielu modułów, o które można rozbudowywać funkcjonalność systemu. Do kolejnych zalet zaliczyć należy wygląd, funkcjonalność i ergonomię modułów, króee są ujednolicone. W przypadku zmian przepisów prawnych lub wykonanie aktualizacji systemu do nowej wersji dotyczą one calego systemu zapewniając ciągłość pracy we wszystkich modułach i zgodność z obowiązujacym prawem. Następną ważna zaletą jest bezpieczeństwo dostępu do danych w systemie zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Poprzez odpowiednie uprawnienia zakres dostępu do danych jest określany dla każdego uzytkownika indywidualnie. Systemy mają również odpowiednie zabezpieczenia kryptograficzne, firewalle, antywirusowe, kopie bezpieczeństwa i inne chroniące przed dostępem i atakami. Ogromne znaczenie mają również mechanizmy kontrolne i blokujące dziąlania w systemie, które mają powiązania pomiędzy róznymi modułami obszarowymi. Przykładowo po wystawieniu dokumentu wydania z magazynu, który jest już zaksięgowany w systemie księgowym nie poprawimy go bez wycofania całej ścieżki. W ten sposób poprzez wbudowane mechanizmy system ERP kontroluje kolejność i kompletność wszystkich danych a mechanizmy krzyżowe informują użytkownika o blokadach lub koniecznych działaniach. Kolejną zaletą jest wydajność systemu, która dotyczy wszystkich modułów transakcyjnych tego systemu oraz wymagania sprzętowe. Obsługa systemu ERP opartego na jednej znanej technologii jest znacznie tańsza niż wielu róznych systemów.

Obecnie systemy ERP są tworzone z myślą o firmach MSP oraz dla dużych podmiotów. Zakup każdego systemu planowany jest na dłuższy czas, dlatego warto wziąć pod uwagę możliwość rozbudowy systemu o nowe obszary lub funkcjonalności. W przypadku utrzymywania kilku programów różnych dostawców najczęściej nie ma powiązań między programami. Dane są podwójnie rejestrowane lub kopiowane co może być przyczyną błędów szczególnie przy usuwaniu lub poprawianiu krytycznych danych w poszczególnych programach. Aktualizacje takich rozproszonych systemów wymagają rozmów i ustaleń oraz negocjacji z wieloma dostawcami oraz kontroli poprawności danych w nich. Takich problemów nie ma w przypadku zintegrowanych systemów ERP.

Wdrożenie systemu klasy ERP nie jest drogie. Tak się może wydawać, gdyż najczęściej wdrażany jest system we wszystkich obszarach firmy, jednak koszty te są podobne a często też mniejsze niż suma wdrażania wielu systemów od różnych dostawców. Należy wziąć również pod uwagę koszty aktualizacji systemu, koszty opłat licencyjnych z dostępami dla użytkowników, czasy reakcji na zgłoszenia. Ważne są także czynniki takie, jak mechanizmy kontrolujące lub blokujące działania użytkowników na płaszczyźnie wymiany danych między poszczególnymi modułami, ktore chronią przezd możliwymi błędami a co za tym idzie karami lub stratami. W przypadku rozbudowy funkcjonalności systemu tak zwanej parametryzacji lub modyfikacji systemu projekt nie wymaga rozmów trójstronnych, co ogranicza czas i koszty takiego projektu.
Call Now Button