Czym jest system BI (Business Intelligence)? To zaawansowane i jednocześnie proste oraz intuicyjne w użytkowaniu oprogramowanie, przeznaczone do wspomagania podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Na podstawie aktualnych, dostarczonych w odpowiedniej formie i przede wszystkim czasie danych, osoby zarządzające firmą są w stanie podejmować jeszcze lepsze oraz szybsze decyzje. System Business Intelligence to nie tylko wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa i poprawa efektywności działania, ale również optymalizacja procesów zwiększenie wydajności. Jakie jeszcze korzyści wynikają z wdrożenia oprogramowania BI? Jak wygląda cały proces wdrażania i co warto o nim wiedzieć?
System Business Intelligence – podstawowe informacje
Oprogramowanie Business Intelligence wyróżnia się elastycznością i uniwersalnym zastosowaniem. Oznacza to, że może być z powodzeniem wdrożone zarówno w dużych, średniej wielkości, a także niewielkich firmach działających w różnych branżach. System BI umożliwia jeszcze sprawniejsze zarządzanie firmą w praktycznie wszystkich obszarach. Dodatkowo dostarcza wartościowe dane umożliwiające przyspieszenie procesów w przedsiębiorstwie, a także zredukowanie kosztów stałych i zmiennych.
System BI – co jeszcze warto o nim wiedzieć?
Program Business Intelligence daje szansę na optymalizację każdego etapu sprzedaży i na jeszcze efektywniejszą kontrolę finansów przedsiębiorstwa. Ponadto dzięki danym można szybko i trafnie zdiagnozować problemy związane np. ze spadkiem sprzedaży. Kolejną praktyczną funkcjonalnością BI jest możliwość analizowania zachowań konsumentów, a także bieżące śledzenie trendów. Takie dane (dostarczone w odpowiedniej formie i czasie) pozwalają na błyskawiczną reakcję dostosowaną do zmieniających się trendów rynkowych, a co za tym idzie wyprzedzenie konkurencji.
Monitoring efektywności
Jedną z podstawowych korzyści wynikających z wdrożenia systemu BI jest monitorowanie efektywności, czyli bieżące śledzenie najważniejszych wskaźników KPI (z ang. Key Performance Indicators). Dlaczego to jest takie istotne? Przede wszystkim ze względu na fakt, że każda efektywnie działająca organizacja ma założone cele, do których dąży. Bez względu na to czy są to cele związane ze wzrostem sprzedaży, rentowności, rozpoznawalności marki, czy zwiększenia udziału na rynku. Kadra zarządzająca i pozostali pracownicy powinni mieć dostęp do narzędzia monitorującego postępy (w czasie rzeczywistym) lub ich brak, w osiąganiu założonych celów. Tylko na podstawie rzetelnych informacji przedstawionych w prosty, intuicyjny, a co za tym idzie zrozumiały dla wszystkich sposób, można prawidłowo ocenić działania. System Business Intelligence daje wartościowe informacje zwrotne. Na ich podstawie kadra managerska może natychmiast ocenić i w razie potrzeby zmienić lub pozostawić w niezmienionej formie sposób osiągania wcześniej zaplanowanych celów.
Oprogramowanie Business Intelligence – szybkie i intuicyjne tworzenie wartościowych raportów
Olbrzymia ilość różnorodnych danych bywa kłopotliwa, m.in. ze względu na różne warianty zestawień. Niestety brak systematyzacji i zbyt skomplikowane raporty prowadzą do różnych wniosków. Czym powinien wyróżniać się prawidłowo przedstawiony raport? Przede wszystkim aktualnymi i prawdziwymi danymi. Dodatkowo musi być przedstawiony w prostej i intuicyjnej formie. Nie oznacza to, że ma zostać okrojony, wręcz przeciwnie. Wszystkie istotne dane muszą być wizualizowane w taki sposób, aby wszyscy odbiorcy, którzy będą korzystać z raportu wyciągali z niego te same wnioski. Dodatkowo stworzenie takiego raportu nie może zabierać dużej ilości czasu i wymagać zaawansowanych umiejętności z zakresu informatyki. Niekiedy w trakcie ważnego spotkania pojawia się konieczność wygenerowania konkretnego raportu, w którym muszą się znaleźć np. wykresy, opisy, obrazy i zintegrowane tabele. Dzięki systemowi BI każdy pracownik posiadający dostęp może wygenerować taki raport w kilka minut.
Co jeszcze może wnieść do firmy oprogramowanie BI?
Business Intelligence Dashboard, czyli elastyczny, prosty i intuicyjny w użytkowaniu pulpit menedżerski to kolejna wartościowa funkcjonalność systemu BI. Co w praktyce wnosi do przedsiębiorstwa? Przede wszystkim systematykę. W pulpicie menedżerskim wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu. Ponadto są czytelnie pogrupowane, co w praktyce poprawia efektywność pracy i zapobiega chaosowi. Dodatkowo Business Intelligence Dashboard umożliwia indywidualne dopasowanie wyglądu kokpitu do preferencji i sposobu pracy użytkowników.
Co jeszcze wnosi kokpit menedżerski do przedsiębiorstwa?
Dostęp online zapewnia możliwość m.in. monitorowania wskaźników KPI (w czasie rzeczywistym) z każdego miejsca na świecie. Wystarczy podłączenie do internetu. Business Intelligence Dashboard to zaawansowane i łatwe w obsłudze narzędzie umożliwiające przekazywanie informacji, analizę (ogólną i głębszą), a także wizualizację danych. Ponadto system BI wnosi do firmy dodatkowe możliwości w postaci analizowania wybranych jednostek biznesowych, całych działów, a nawet poszczególnych pracowników. Wyniki tych analiz są zawsze prezentowane w czytelnej formie pozwalającej na szybkie i precyzyjne wyszukanie obszarów wymagających dopracowania. Kokpit menedżerski w systemach BI wyróżnia się niezwykle bogatym interfejsem zachęcającym do użytkowania.
Self Service BI i arkusze
Oprogramowanie Business Intelligence jest zaprojektowane w taki sposób, aby jego obsługa nie wymagała zaangażowania pracowników działu informatycznego. Dlaczego to jest takie istotne? Przede wszystkim ze względu na ograniczenie kosztów (nie każda firma zatrudnia informatyków), a także szybkość działania. Każdy pracownik posiadający dostęp do Business Intelligence może z powodzeniem obsługiwać samodzielnie oprogramowanie. Korzystanie ze wszystkich funkcjonalności (tworzenia raportów, dostosowywania wyglądu do kokpitu menedżerskiego i pozostałe opcje) wymaga jedynie podstawowych umiejętności związanych z obsługą komputera. Oznacza to, że czas potrzebny na poznanie wszystkich funkcjonalności BI jest ograniczony do minimum.
Jakie jeszcze korzyści wynikają z wdrożenia oprogramowania BI w przedsiębiorstwie? Jedną z nich jest wbudowany (w pełni darmowy) arkusz umożliwiający pracę z popularnymi plikami zapisywanymi w formacie programu Excel. Możliwość pobierania danych bezpośrednio do arkusza i edycja jest doskonałym rozwiązaniem dla osób, które świetnie znają i używają na co dzień arkuszów kalkulacyjnych.
Analizy Ad-Hoc – czyli szybkie analizowanie tu i teraz
System BI wnosi do firmy możliwość wykonywania błyskawicznych analiz Ad-Hoc. Funkcje takie jak tworzenie dowolnych układów zestawień, sortowanie, filtrowanie, grupowanie, formatowanie tabel są niezwykle przydatne w wykonywaniu szybkich analiz. Opcja zapisywania wyników w różnych formatach gwarantuje możliwość odtworzenia plików na różnych urządzeniach.
System Business Intelligence działa w oparciu o chmurę. Oznacza to, że jego wdrożenie nie wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów związanych m.in. z zakupem dodatkowej infrastruktury IT. Oprogramowanie BI jest przeważnie wdrażane zdalnie. Nawet w przypadku dużych firm, cały proces przebiega szybko i bezproblemowo. Szereg korzyści wynikających z wdrożenia oprogramowania Business Intelligence sprawia, że systemy tego typu cieszą się dużą popularnością zwłaszcza na rynkach wysoce konkurencyjnych.