Zarządzanie działalnością to wymagające zadanie – zwłaszcza w przypadku firm o większej skali. Aby zadbać o wydajne wykonywanie różnych czynności z tego zakresu, warto postawić na profesjonalne oprogramowanie. System ERP (ang. „Enterprise Resources Planning” – dosłownie „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”) ma na celu ułatwić kompleksowe zarządzanie różnymi przedsiębiorstwami. Kiedy ERP będzie dobrym wyborem i jak wygląda kwestia bezpieczeństwa?
Czym jest system ERP?
W pierwszej kolejności warto dowiedzieć się, czym właściwie jest system ERP i jaką oferuje funkcjonalność. Tego typu oprogramowanie może okazać się bardzo przydatne dla każdej firmy, której działalność opiera się na sprzedaży, produkcji czy zarządzaniu zasobami ludzkimi. W przypadku działalności o charakterze lokalnym, takich jak salon fryzjerski czy salon makijażu, korzystanie z ERP niekiedy będzie mniej korzystne, chociaż taki system również może pomóc w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Należy jednak zaznaczyć, że jest to przeważnie bardzo rozbudowane oprogramowanie, dostosowane w głównej mierze do obsługi kompleksowych procesów.
System ERP odznacza się kilkoma kluczowymi cechami, które przekładają się na usprawnienie i ułatwienie funkcjonowania firmy. Jedną z nich jest możliwość pracy na jednej bazie danych, co pozwala na wykonywanie różnych procesów w ramach tego samego programu. W efekcie łatwiejsze staje się nie tylko samo zarządzanie procesami biznesowymi, lecz także synchronizowanie pracy różnych działów – zaczynając od administracji, przez logistykę czy produkcję, aż po sprzedaż.
Dla wielu przedsiębiorców najistotniejszą kwestią wyróżniającą system ERP jest możliwość kontrolowania całego życia produktu, a także wszystkich procesów realizowanych w firmie. Takie oprogramowanie stanowi ogromne wsparcie wszędzie tam, gdzie istotne jest zwiększenie efektywności działań, usprawnienie procesów oraz poprawa jakości produktów lub usług.
Dlaczego warto wdrożyć system ERP w przedsiębiorstwie?
Wdrożenie systemu ERP do swojej działalności niesie wiele korzyści, które sprawiają, że jest to atrakcyjna opcja dla każdego przedsiębiorcy – szczególnie w przypadku firm produkcyjnych. Jedną z najważniejszych jest pełna integracja poszczególnych działów, która pozwala sprawnie połączyć procesy z różnych dziedzin w jednym programie. To z kolei wiąże się z łatwiejszą i sprawniejszą koordynacją działań, co przekłada się na zwiększenie wydajności całej firmy. Kolejną zaletą jest możliwość automatyzacji działań, która prowadzi do zredukowania kosztów bieżących, oszczędności czasu oraz zwiększenia zysków. Co więcej, systemy ERP mogą mieć realny wpływ na opinie klientów. Wynika to przede wszystkim ze zwiększenia jakości usług – w tym z szybszej obsługi, sprawniejszego zarządzania reklamacjami oraz dokładniejszej kontroli jakości.
Czy wdrożenie systemów ERP wiąże się z ryzykiem?
Choć systemy ERP mogą się świetnie sprawdzić w wielu mniejszych lub większych działalnościach, przy wyborze oprogramowania do firmy warto wziąć pod uwagę wszystkie „za” i „przeciw”. To szczególnie ważne w przypadku rozbudowanych narzędzi, które mają spory wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na potencjalny minusy, które dla wybranych firm mogą być barierą nie do przejścia. Najważniejszą są stosunkowo wysokie koszty wdrożenia systemu – oprogramowanie ERP, ze względu na spory stopień złożoności, nie należy do najtańszych rozwiązań. Co ważne, wydatki mogą nieoczekiwanie wzrosnąć m.in. ze względu na nieodpowiednią jakość danych, które mają zostać zintegrowane z systemem.
Należy przy tym zwrócić uwagę również na czas potrzebny na wdrożenie systemu ERP. Jest to dość czasochłonny proces, co w pewnych przypadkach może wiązać się z opóźnieniami w realizacji zamówień oraz zaburzeniami w bieżącej działalności firmy. W przypadku pracowników, którzy nie mieli wcześniej styczności z takim oprogramowaniem, niezbędne będzie także przeprowadzenie szkolenia. Nie bez znaczenia jest także przystosowanie kadry do zmian w trybie pracy oraz nowych procedur. Mimo tego zalety przeważnie zdecydowanie przeważają wady systemów ERP. Wprowadzenie takiego rozwiązania może w znacznym stopniu przełożyć się na wzrost efektywności działań przedsiębiorstwa, co z kolei pozytywnie wpłynie na wyniki finansowe, zaufanie wśród klientów oraz szereg innych czynników. Aby jednak mieć stuprocentową pewność, czy ERP będzie właściwym wyborem, warto na początek przeprowadzić dokładną analizę potrzeb oraz aktualnej sytuacji firmy.
ERP – integracja z innymi systemami
System ERP może niekiedy wymagać do poprawnego działania integracji z innymi rozwiązaniami, które zostały wcześniej wdrożone w firmie. To czynnik, który należy uwzględnić na etapie planowania wprowadzenia takiego oprogramowania. W wielu przypadkach ERP zastępuje szereg różnych systemów, które są połączone ze sobą w mało wydajny sposób, co sprawia, że ostatecznie efektywność pracy wzrasta. Warto przy tym zaznaczyć, że oprogramowanie tego typu pozwala na dalszą integrację z innymi rozwiązaniami – np. z bazami danych czy stronami internetowymi.
Bezpieczeństwo systemu ERP
Co istotne, system ERP ma dostęp do wielu wrażliwych informacji, które obejmują zarówno dla klientów, jak i pracowników. Z tego względu ewentualne luki w bezpieczeństwie czy wycieki danych mogą mieć bardzo negatywny wpływ na działalność. Należy pamiętać, by przed wdrożeniem systemu dokładnie zweryfikować jego funkcjonalność pod kątem zabezpieczeń, co pozwoli na zapewnienie ochrony przed atakami hakerskimi, które stają się coraz powszechniejszym zagrożeniem. Do tego ważne jest regularne aktualizowanie oprogramowania, by mieć dostęp do najnowszych łatek bezpieczeństwa. Warto również zainwestować w okresowe audyty, które wskażą potencjalne słabe punkty stanowiące łatwy cel dla hakerów.
Choć systemy ERP są przeważnie dobrze zabezpieczone, nie można zapomnieć o wdrożeniu kluczowych zasad związanych z ochroną wrażliwych danych. Solidna polityka w tym zakresie powinna skupiać się na czterech kluczowych obszarach: szyfrowaniu, wykonywaniu kopii zapasowych, kontroli dostępu oraz stałym szkoleniu pracowników.
Jak zadbać o bezpieczeństwo w systemie ERP?
Podobnie jak w przypadku innych systemów informatycznych, które operują na danych, jedną z najważniejszych kwestii powinno być szyfrowanie informacji – zwłaszcza w przypadku danych osobowych. Dzięki temu nawet w razie wycieku odczytanie zawartości będzie niemożliwe lub na tyle trudne, by skutecznie zniechęcić potencjalnych cyberprzestępców.
Warto przy tym zadbać o regularne wykonywanie kopii zapasowych całego systemu, stosując przy tym tzw. zasadę 3–2–1: trzy backupy w dwóch technologiach, z których jeden jest zapisany w zewnętrznej lokalizacji (np. w chmurze). To pozwoli zabezpieczyć się nie tylko przed atakami hakerskimi, lecz także awariami oraz innymi niespodziewanymi zdarzeniami. Równie istotne jest ciągłe budowanie świadomości na temat zagrożeń wśród pracowników oraz wdrażanie dobrych praktyk pracy z danymi. Na koniec należy zaznaczyć istotną rolę kontroli dostępu – najbezpieczniejsze podejście zakłada udostępnianie pracownikom tylko tych danych, które są bezpośrednio związane z ich rolą. Ważną kwestią jest również regularne aktualizowanie systemu ERP, by korzystać z najnowszych update’ów dotyczących bezpieczeństwa.