Moduł kadry

Podstawowy moduł systemu, „zasilający” pozostałe moduły w „bazę osobową” z możliwością wykorzystania również danych ewidencyjnych i zawodowych pracownika.

Bazuje na ponad 20 tematycznych kartotekach, uwzględniających szczegółowy zakres danych o pracowniku, opartych w większości o daty obowiązywania. Prócz typowych kartotek przechowujących dane osobowe, do najważniejszych należą:

Kariera Zawodowa– ewidencjonuje pełną historię dotyczącą zatrudnienia pracownika w firmie, od momentu przyjęcia aż do aktualnego zatrudnienia, czy ewentualnego zwolnienia (uwzględniając przy tym zmiany w zajmowanych stanowiskach, wymiarach etatu, stawkach, przypisaniach pracownika do struktury organizacyjnej, zawieszeniach pracownika związanych z nieobecnościami takimi jak służba wojskowa, urlop bezpłatny). Istotną cechą jest duża elastyczność, dzięki której można tę kartotekę szybko dostosować do potrzeb i warunków klienta. Składają się na to:

  • definiowalne poziomy struktury organizacyjnej,
  • definiowalne staże,
  • klasyfikatory (pola na użytek wewnętrznych klasyfikacji, raportowania),
  • dowolna ilość pozycji typu „stawka pracownika”, których wartość może być wyliczana za pomocą algorytmu dostępnego administratorowi

Dane zawarte w omawianej kartotece stanowią podstawę utworzenia dokumentów kadrowych generowanych z systemu, takich jak: umowa o pracę, angaż, zaświadczenie o zatrudnieniu, czy też – w przypadku zwolnienia pracownika, w połączeniu z kartoteką nieobecności - świadectwo pracy. Kartoteka ta stanowi również podstawowy element integracyjny pomiędzy modułem Kadry, a modułem Płace – jest źródłem danych niezbędnych do obliczania wynagrodzeń dla pracownika.

Historia Zatrudnienia – ewidencjonuje zatrudnienie pracownika u poprzednich pracodawców (z możliwością rejestracji również przerw w zatrudnieniu – wyłączeń). Kartoteka ważna, głównie ze względu na ciągłość danych stażowych, które „dodane” do staży z Kariery Zawodowej dają pełne informacje w tym temacie. Niech o priorytecie tych danych świadczy to, iż jednym ze staży jest staż „urlopowy” na bazie którego system wylicza obowiązujący pracownika wymiar urlopu uwzględniając przy tym: datę przyjęcia, okres umowy o pracę (w przypadku umowy zawieranej na czas określony), wykorzystanie urlopu u poprzedniego pracodawcy czy zmiany wymiaru etatu.

Kartoteka Nieobecności – kartoteka typowa dla każdego systemu kadrowego. Na uwagę zasługuje jednak możliwość definiowania własnych kodów (typów) nieobecności, działanie których można zamodelować poprzez odpowiednią parametryzację. Dane w tej kartotece, mogą być rejestrowane w różnych miejscach systemu, przez użytkowników pełniących różne role w systemie (obsługa kadr, kart pracy, czy też – częściowo – użytkowników naliczających wynagrodzenia)

Kartoteka Umów Dodatkowych – kartoteka uniwersalnego przeznaczenia, o definiowalnych (w ramach każdej pozycji słownikowej) polach tekstowych, numerycznych oraz dotyczących daty. Z jednej strony, umożliwia ewidencję różnych zdarzeń, obowiązków czy umów związanych z pracownikiem (a nie mieszczących się w tematyce innych kartotek), a z drugiej strony, powiązanie z modułem Płace, oferuje różnorodne metody rozliczenia tych zapisów na wypłacie.

Dodatkowe Kartoteki HR– mowa o kartotekach typu: Zarządzanie Szkoleniami, Kartotece Uprawnień czy też Kartotece Ocen i Wniosków. Wspomniany element systemu, budzi zainteresowanie szczególnie tych firm, w których stawia się wysokie wymagania wobec zatrudnianych osób oraz przywiązuje się istotną wagę do rozwoju zawodowego, uzyskiwanych kwalifikacji, kompetencji, a przy tym w firmie istnieją zasoby zdolne do prowadzenia tego typu ewidencji o pracownikach.

Istotnym elementem wielu kartotek kadrowych jest uwzględnienie informacji ważnych ze względu na zgłaszanie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (tytuły ubezpieczeń, kody zawodów, trzy typy adresów itp.). Realizacja niektórych operacji kadrowych – takich jak: przyjęcie, zwolnienie pracownika czy zmiana pewnych danych identyfikacyjnych, bądź ewidencyjnych – jest źródłem odpowiednich formularzy ZUS. Sama procedura generowania formularzy dla ZUS (plik do programu Płatnika) przebiega w pełni automatycznie, aczkolwiek pod pełną kontrolą uprawnionego użytkownika.

Należy również zaznaczyć, że ze względu na dużą ilość tematycznych kartotek, które są ewidencjonowane w module Kadry, posiada on (tak jak i pozostałe moduły systemu) rozbudowany system uprawnień, które można podzielić na dwie kategorie:

  • uprawnienia ograniczające dostęp do funkcjonalności systemu
  • uprawnienia ograniczające dostęp do obsługiwanych pracowników